tiedottaminen_helppous

Tiedottamisen sietämätön keveys

Markkinointi ja Mainonta julkaisi elokuun lopussa STT Infon tiedotteen, jonka mukaan noin 44 % toimittajista kokee tiedotteet tärkeinä uutisten lähteinä. Olin oikeastaan positiivisesti yllättynyt, vaikka otsikko käänsikin luvun muotoon ”alle puolet” – noin moni toimittaja näkee organisaatiolähtöisen viestinnän tärkeänä lähteenä kokonaiskuvaa maailman menosta muodostaessaan.

Toisaalta taas jäin pohtimaan loppua 56 prosenttia. Mistä negatiivinen näkemys johtuu? Nähdäänkö tiedotteet vain puffauksena? Ovatko he nähneet liikaa huonosti laadittuja tai uutiskärkeä vailla olevia tiedotteita?

Entä kuka toimittaja sitten on? Paikallislehden pitkän linjan nokkamies vai valtakunnallisen suurmedian online-toimittaja? Kirjoittaako hän ruokajuttuja aikakauslehteen vai talousmedian yritysuutisia?

Vaikka yksittäinen tiedote ei ole vielä sellaisenaan viestintää, se on tärkeä viestinnän väline. Varsinkin PK-yrityksille se on kustannustehokas tapa saada arvokasta näkyvyyttä. Muutamaa sääntöä noudattamalla voit yllättää toimittajan positiivisesti tiedotteellasi.

1. Palvele laadukkaalla sisällöllä
”Laadukas sisältö”-jauhanta on noussut viime vuosina hevonpaskabingon ytimeen, mutta puhutaan siitä vielä kuitenkin. 24/7 päivittyvän mediakentän kanssa toimiessa on kyettävä tarjoamaan helposti julkaistavaa materiaalia. Tiedotteen tulisi siis upota ilman isompaa viilausta osaksi median itse tuottamaa sisältöä.

2. Kohdenna, älä spämmää
Jos viestinnän tulisi olla laadukasta, sen tulisi olla myös kohdennettua. Ei ihme että toimittajaa turhauttaa, kun sähköpostilaatikko täyttyy tavarasta, joka tuntuu olevan suunnattu jollekin aivan muulle.

Usein kyse ole edes siitä, että aihe olisi väärä, vaan näkökulma. Siksi on tärkeää, että tiedotteita ei lähetetä sokeasti samanlaisena koko mediarekisterille. Tarvitaan räätälöintiä: Mikä näkökulma tästä aiheesta kiinnostaa paikallisesti, mikä valtakunnallisesti? Miten asia kytkeytyy elinkeinoelämään, miten se vaikuttaa kaduntallaajaan?

3. Älä pidä kynttilääsi vakan alla
Kun tiedottaminen on laadukasta ja kohdennettua, se saa olla myös aktiivista. Tasainen tiedonvirta pitää yrityksen median muistissa ja parantaa todennäköisyyttä viestisi läpimenoon.

Sen sijaan kerran vuodessa suurin toivein lähetetty yksittäinen tiedote ei usein ylitä uutiskynnystä: yrityksen toiminta ja tapahtumat eivät ole tuttuja, joten se jää aktiivisempien toimijoiden jalkoihin. Tästä pettyneinä ei enää lähetetä sitä yhtäkään, vaikka todellisuudessa tahtia tulisi vain kiristää.

4. Pyydä apua
Suurin uhka onnistuneelle tiedottamiselle on liian täysi kalenteri. En ole tavannut montaakaan ihmistä, joiden mielestä viestintä ei olisi yritykselle tärkeää. Sen sijaan olen tavannut lukuisia ihmisiä, joilla ei vain kertakaikkiaan ole aikaa. Iso osa yrityksistä on ulkoistanut siivouksen, kirjanpidon ja rekrytoinnit tai osia niistä. Miksi siis ei tiedottamista?

Annika Kosonen on viestinnän asiantuntija ja copywriter, jonka mielestä tarinat ovat kiinnostavampia kuin asiat.